Für viele Menschen sind die aktuellen Nebenkostenabrechnungen ein Schock. Insbesondere die Heiz- und Warmwasserkosten sind dermaßen explodiert, dass selbst bei mäßigem Verbrauch hohe Nachzahlungen drohen. Doch auch vor den Betriebskosten wie Hausmeisterservice, Grünpflege, Entsorgung hat die Inflation nicht halt gemacht. Viele Haushalte müssen daher mehrere hundert Euro, manchmal sogar mehr als 1.000 EUR nachzahlen und ab sofort eine höhere Vorauszahlung leisten. Doch was tun, wenn die Nachzahlung so hoch ist, dass man sie aktuell nicht zahlen kann? Und wie viel Zeit haben Sie, um zu bezahlen?
Die Frist zur Begleichung der Nebenkostennachzahlung beträgt meist 30 Tage. Oft geben Vermieter an, dass spätestens mit der übernächsten Mietzahlung auch die Nebenkosten-Nachzahlung zu tätigen ist. Nicht viel Zeit angesichts der Höhe aktueller Nachzahlungsforderungen. Somit ist wichtig, dass Sie sich möglichst zeitnah damit beschäftigen, wie Sie die Nachzahlung aufbringen können. Ist absehbar, dass sie in der gegebenen Zeit die Forderung nicht bedienen können, gehen Sie am besten frühzeitig auf Ihren Vermieter zu und bitten um Fristverlängerung. Auch Ratenzahlungen können in Frage kommen, wenn sich Ihr Vermieter darauf einlässt. Grundsätzlich muss der Vermieter sich jedoch nicht auf diese Vorschläge einlassen. Nach Ablauf der Frist kann er, wenn weder gezahlt noch Widerspruch eingelegt wurde, zu mahnen beginnen und ggf. auch Mahngebühren erheben (siehe auch Einigung mit Vermieter erzielen).
Übrigens: sollten sie Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung haben, brauchen Sie diesbezüglich nicht in Eile zu verfallen. Sie haben 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen – auch dann, wenn Sie die Nachzahlung bereits geleistet haben.
Zunächst sei gesagt: Sollten Sie Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung haben, prüfen Sie sie oder lassen Sie sie prüfen. Sollte der Vermieter einen formellen Fehler bei der Erstellung der Abrechnung gemacht haben, brauchen Sie erstmal nichts zu zahlen. Bei einem inhaltlichen Fehler (z.B. falsche Berechnung) schulden Sie nur den korrigierten geringeren Betrag (siehe Nebenkostenabrechnung prüfen).
Sieht die Nebenkostenabrechnung korrekt aus oder Sie haben nicht kurzfristig Zeit sie zu prüfen (Sie können dies später nachholen), sollten Sie sich möglichst zeitnah damit beschäftigen, wie Sie die Nachzahlung fristgemäß leisten können. Hierbei gibt es zwei Optionen:
Können Sie die Nachzahlung aktuell nicht aufbringen, sollten Sie versuchen eine Lösung mit Ihrem Vermieter zu suchen. Warten Sie damit nicht bis auf den letzten Drücker sondern signalisieren Sie frühzeitig Ihre Lösungsbereitschaft. Hier sind drei Lösungsvorschläge, die Sie Ihrem Vermieter unterbreiten können:
Lässt Ihr Vermieter nicht mit sich reden und Sie haben das Geld nicht, müssen Sie sich wahrscheinlich Geld leihen oder etwas verkaufen, das Ihnen genügend Geld einbringt.
Die hohen Nebenkostennachzahlungen treffen alle MieterInnen hart. Das wissen auch die Vermieter. Deshalb lohnt es sich frühzeitig und proaktiv mit dem Vermieter nach einer Lösung zu suchen, sollten Sie die Nachzahlung aktuell nicht begleichen können. Für den Vermieter sollte die Wandlung der Kaution in eine Bürgschaft die beste Lösung sein, da er so, im Gegensatz zu Ratenzahlung oder Fristverlängerung, nicht länger auf das Geld warten muss.
Sie sollten spätestens jetzt schauen, an welchen anderen Ecken Sie Geld sparen können. Den auf absehbare Zeit werden die Nebenkosten erstmal hoch bleiben.
Sie können kaum glauben, dass Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt ist? Dann lohnt es sich, näher hinzuschauen. Es ist nämlich durchaus nicht selten, dass Vermieter Fehler bei der Abrechnung unterlaufen.
Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung begeben Sie sich auf Fehlersuche. Grundsätzlich ist zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern zu unterscheiden. Bei formellen Fehlern ist die Abrechnung ungültig. Das heißt auch, Sie brauchen (erstmal) keine Nachzahlung zu zahlen. Bei inhaltlichen Fehlern ist eine Nachzahlung weiterhin in der genannten Frist fällig, wenn auch in ggf. reduzierter Höhe (siehe Folgen).
Formelle Fehler können sein:
Bei inhaltlichen Fehlern handelt es sich zum Beispiel um falsche Verteilerschlüssel, Berechnungsfehler oder Betriebskosten, die nicht abgerechnet werden dürfen.
Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung sind
Tipp: Achten Sie auf Rauchwarnmelder-Kosten
In den letzten Jahren haben einige Vermieter die Mietkosten für Rauchwarnmelder über die Betriebskosten abgerechnet. Im Mai 2022 hat der Bundesgerichtshof jedoch eindeutig entschieden, dass diese Kosten dort nichts zu suchen haben, da sie Anschaffungskosten gleichzusetzen sind und somit vom Vermieter zu tragen sind (Az. VIII ZR 379/20). Achten Sie somit darauf, dass die Miete von Rauchwarnmeldern nicht in Ihrer Betriebskostenabrechnung auftaucht. Erlaubt ist hier lediglich die Berücksichtigung der Wartung von Rauchwarnmeldern.
Eine ausgiebige Anleitung mit möglichen Fehlern finden Sie auch in diesem Beitrag der Stiftung Warentest.
Wollen Sie lieber die Experten ranlassen, wenden Sie sich an spezialisierte Firmen wie bspw. Mineko. Diese führen eine professionelle Prüfung der Nebenkostenabrechnung durch und liefern passende Widerspruchsschreiben gleich mit. Im Schnitt seien Nebenkostenabrechnungen um 221 EUR zu hoch, gibt Mineko an. Der Service kostet Sie zwischen 49 und 89 EUR je Prüfung. Auch ein Mieterverein kann bei der Prüfung behilflich sein – hier müssen Sie in der Regel jedoch Mitglied werden.
Tipp: Haben Sie eine Rechtsschutzversicherung, erkundigen Sie sich, ob dort ein ähnlicher Service inbegriffen ist!
Ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Einspruch einzulegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dies gilt auch dann, wenn Sie die Nachzahlung bereits geleistet haben. Sind dem Vermieter formelle Fehler unterlaufen (z.B. ein zu später Versand der Abrechnung), haben Sie sogar bis zu drei Jahre Zeit Einspruch einzulegen. Nach drei Jahren ist ein Rückforderungsanspruch verjährt.
Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft erstellt, legen Sie Widerspruch ein! Der Widerspruch sollte
Eine geeignete Mustervorlage für den Widerspruch finden Sie bei CONNY - Miete senken
Keine Sorge!
Durch den Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung brauchen Sie übrigens nicht mit negativen Konsequenzen zu rechnen. Sollte der Vermieter bei der Neuberechnung der Nebenkosten einen Fehler finden, der zu Ihren Lasten geht, so dass in Summe ein höherer Nachzahlungsbetrag herauskommt, brauchen Sie trotzdem nur den ursprünglichen, niedrigeren Betrag zu zahlen.
Wie es nach dem Widerspruch weitergeht und ob Sie trotz des Widerspruchs die Nachzahlung leisten sollten, hängt von der Art der identifizierten Fehler ab. Hier ist zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern zu unterscheiden. Ein Sonderfall stellt zudem die verspätete Abrechnung dar.
Inhaltliche Fehler sind zum Beispiel Rechenfehler, Berücksichtigung einer falschen Wohnungsgröße oder ein unberechtigter Posten in den Betriebskosten (z.B. Mietkosten für Rauchwarnmelder).
Bei inhaltlichen Fehlern sind sie trotzdem verpflichtet, die Nachzahlung fristgemäß zu leisten. Weisen Sie im Widerspruchsschreiben einfach darauf hin, dass Sie die Nachzahlung unter Vorbehalt leisten.
Können Sie anhand der Abrechnung selbst den korrekten Nachzahlungsbetrag errechnen, überweisen Sie nur diesen. Sollte laut Ihren Berechnungen aus einer Nachzahlung eine Rückforderung werden, brauchen Sie nichts zu zahlen. Weisen Sie jedoch auch in diesen Fällen in Ihrem Widerspruchsschreiben explizit darauf hin, wie Sie mit der Nachzahlung umgehen.
Formelle Fehler sind zum Beispiel ein falscher Abrechnungszeitraum, das Fehlen des Verteilerschlüssels oder fehlende Abrechnungspositionen, die explizit genannt werden müssen. Auch wenn die Nebenkostenabrechnung für den Leser nicht nachvollziehbar ist, liegt ein formeller Fehler vor (siehe Nebenkostenabrechnung selbst prüfen).
Ist dem Vermieter mindestens ein formeller Fehler bei der Abrechnung unterlaufen, brauchen Sie vorerst keine Nachzahlung zu leisten. Sie haben Anspruch auf eine formell korrekt erstellte Abrechnung. Eine formell nicht korrekte Abrechnung ist gegenstandslos. Ob Sie später trotzdem noch die Nachzahlung leisten müssen, hängt davon ab, ob der Vermieter es schafft, innerhalb der 12-Monatsfrist eine formell korrekte Abrechnung zu erstellen (siehe nächster Punkt).
Eine verspätete Nebenkostenabrechnung ist ebenfalls ein formeller Fehler, aber ein besonderer: Der Vermieter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Erhalten Sie die Abrechnung nicht innerhalb dieser Frist, ist sie gegenstandslos und Sie brauchen keine Nachzahlung zu leisten. Es gibt jedoch eine Ausnahme, nämlich dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn er Abrechnungen von Dienstleistern wie Energieversorgern so spät bekommen hat, dass eine fristgerechte Abrechnung nicht möglich war.
Eine verspätete Nebenkostenabrechnung sollten Sie nicht einfach liegen lassen, da der Vermieter sonst anfangen könnte zu mahnen. Schreiben Sie Ihrem Vermieter einfach, dass Sie die Abrechnung aufgrund der Verspätung als gegenstandslos betrachten.
Übrigens lohnt es sich trotz Verspätung, die Abrechnung zu prüfen. Sollte sich nämlich herausstellen, dass inhaltliche Fehler gemacht wurden und Ihnen eine Rückerstattung zusteht, so haben Sie in jedem Fall ein Anrecht darauf.
Ohne professionelle Hilfe ist es nicht immer ganz leicht formelle von inhaltlichen Fehlern zu unterscheiden. Sind Sie sich unsicher, ob es sich um inhaltliche oder formelle Fehler handelt oder wie die richtige Höhe der Nachzahlung ist, besteht der sicherste Weg darin, die Nachzahlung innerhalb der gegebenen Frist komplett zu leisten. Sie akzeptieren die Nebenkostenabrechnung dadurch nicht sondern verhindern lediglich, dass der Vermieter Sie abmahnen kann. Sie können bei der Überweisung sicherheitshalber auch den Zusatz „unter Vorbehalt“ beim Verwendungszweck angeben.
Das heißt auch, dass es bei Erhalt einer Nachzahlungsaufforderung in jedem Fall sinnvoll ist, sich zeitnah darum zu kümmern, die Forderung in der gegebenen Frist begleichen zu können (siehe Frist).